Der Wechsel im großen Gewerbeobjekt braucht geklärte Termine, Unterlagen und Zugänge. Mit Übergabeplan je Objekt und gemeinsamer Übersicht für mehrere Standorte.
Beim Wechsel der Reinigungsfirma sollten bestätigte Termine, aktuelle Objektunterlagen und Zugangsregelungen zusammenpassen. Ein Übergabeplan hält fest, was für den ersten Einsatz vorbereitet ist und welche Voraussetzung noch fehlt. Für größere Gewerbeobjekte und mehrere Standorte hilft eine gemeinsame Übersicht mit einem eigenen Objektblatt je Gebäude.
Der bisherige Auftrag endet, doch Ihre Gebäude bleiben in Nutzung. Büros, Sanitärbereiche und gemeinsam genutzte Flächen brauchen weiter die vereinbarte Reinigung. Zwischen dem neuen Vertrag und dem ersten Einsatz liegen deshalb einige Entscheidungen, die Sie vor Ort klären sollten.
Dieser Ratgeber führt Sie durch die Vorbereitung des Übergangs. Dazu gehört ein ausfüllbarer Übergabeplan für den Einkauf und die Verantwortlichen am Objekt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Halten Sie das bestätigte Auftragsende und den vereinbarten neuen Beginn getrennt fest.
- Stellen Sie aktuelle Objektunterlagen bereit und benennen Sie offene Angaben.
- Klären Sie die Rückgabe bisheriger Zutrittsmittel und den Zugang für den neuen Auftrag.
- Führen Sie mehrere Standorte in einer Übersicht, bereiten Sie den Start aber je Objekt vor.
- Geben Sie jedem offenen Punkt eine zuständige Stelle und einen nächsten Schritt.
Ein neuer Vertrag ist noch kein vorbereiteter Start
Ein unterschriebener Unterhaltsreinigungsvertrag beantwortet nicht automatisch jede Frage am Gebäude. Weiß der neue Dienstleister, welcher Eingang genutzt werden darf? Liegen aktuelle Angaben zu den beauftragten Flächen vor? Ist geklärt, welche Räume während des vorgesehenen Einsatzes tatsächlich zugänglich sind?
Genau dafür ist der Übergabeplan gedacht. Er ergänzt die vereinbarten Leistungen um den Stand der Vorbereitung. Ein erledigter Punkt ist nachvollziehbar festgehalten. Bei einem offenen Punkt steht, welche Information oder Handlung noch fehlt.
Das ist besonders hilfreich, wenn Einkauf, Gebäudeverwaltung und Verantwortliche vor Ort unterschiedliche Teile des Wechsels begleiten. Statt mehrere E-Mail-Verläufe nach dem letzten Stand zu durchsuchen, führen Sie die entscheidenden Angaben an einem Ort zusammen. Unsere Vorlage ist eine Planungshilfe, die Sie an Ihre Objekte anpassen können.
Beginnen Sie mit den bestätigten Terminen
Tragen Sie zuerst das geklärte Ende des bisherigen Auftrags und den vereinbarten Beginn der neuen Reinigung ein. Offene Fragen zu Kündigung, Laufzeit oder Vertragsauslegung lassen Sie vorher individuell klären. Eine allgemeine Frist aus einem Ratgeber kann diese Prüfung nicht ersetzen.
Halten Sie anschließend fest, wann der bisherige Anbieter zuletzt reinigt und wann der erste Einsatz des neuen Dienstleisters stattfinden soll. Vertragsdaten und tatsächliche Reinigungstermine sollten Sie getrennt betrachten. So fällt beispielsweise auf, wenn ein vorgesehenes Zeitfenster im Gebäude nicht nutzbar ist.
| Angabe | Was Sie festhalten |
|---|---|
| Ende des bisherigen Auftrags | Den bestätigten Termin und die zugrunde liegende Vereinbarung. |
| Letzter bisheriger Einsatz | Den für das Objekt abgestimmten Reinigungstermin. |
| Übergabe der Voraussetzungen | Wann Unterlagen, Zutritt und benötigte Räume bereitstehen. |
| Erster neuer Einsatz | Den mit dem neuen Dienstleister vereinbarten Beginn am Objekt. |
Planen Sie vom gewünschten Beginn aus rückwärts. Daraus entsteht keine starre Vorlaufzeit. Sie sehen vielmehr, welche Vorbereitung noch erforderlich ist und ob der geplante Termin mit den Beteiligten abgestimmt werden muss.
Den Übergang pro Objekt vorbereiten
Der neue Dienstleister braucht einen verständlichen Stand zum Gebäude. Prüfen Sie, ob Ihre Unterlagen noch zur tatsächlichen Nutzung passen. Ein älterer Plan kann beispielsweise Räume zeigen, die inzwischen anders genutzt oder nicht mehr Teil des Auftrags sind.
Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks nennt in seinen Empfehlungen für private Auftraggeber unter anderem Objekt- und Flächenangaben, Reinigungszeiten und Zugangsregelungen. Diese Angaben sind eine fachliche Grundlage für die Vorbereitung. [1]
Für die Übergabe bündeln Sie die vorhandenen Unterlagen und markieren, was noch geklärt werden muss. Eine fehlende Angabe bleibt offen, statt stillschweigend durch eine Schätzung ersetzt zu werden.
| Unterlage oder Angabe | Frage für die Übergabe |
|---|---|
| Aktuelle Objekt- und Flächenübersicht | Sind die beauftragten Bereiche eindeutig zuzuordnen? |
| Vereinbarter Leistungsumfang | Arbeiten alle Beteiligten mit derselben gültigen Fassung? |
| Nutzungs- und Reinigungszeiten | Sind zugängliche und belegte Bereiche erkennbar? |
| Örtliche Besonderheiten | Ist bekannt, was vor dem ersten Einsatz abgestimmt werden muss? |
| Offene Angaben | Wer liefert die fehlende Information und wann? |
Das Leistungsverzeichnis beschreibt, was gereinigt werden soll. Der Übergabeplan zeigt, ob die Voraussetzungen für den vereinbarten Beginn geklärt sind. Wenn Sie den Leistungsumfang erst erstellen oder Angebote vergleichen möchten, hilft unser Leitfaden zum Leistungsverzeichnis in der Gebäudereinigung.
Der neue Auftrag beginnt mit geklärten Voraussetzungen
Objektdaten, Zutritt und betriebliche Abstimmung bilden die Grundlage für den vereinbarten Start.
Ablauf als Liste
- Termine abgleichen Bestätigtes Auftragsende und vereinbarten neuen Beginn getrennt festhalten.
- Objektdaten übergeben Aktuelle Unterlagen und örtliche Besonderheiten bündeln.
- Zutritt vorbereiten Rücknahme alter und Vergabe neuer Berechtigungen zuordnen.
- Start bestätigen Offene Voraussetzungen je Objekt klären und den ersten Einsatz bestätigen.
Zutritt und bereitstehende Räume gehören in die Übergabe
Ein geplanter Einsatz hilft wenig, wenn der Zugang zum Gebäude noch ungeklärt ist. Erfassen Sie deshalb getrennt, welche bisherigen Zutrittsmittel zurückgenommen werden und was für den neuen Auftrag bereitgestellt werden muss.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, die Vergabe und den Entzug von Zutrittsberechtigungen zu regeln und zu dokumentieren. Seine Umsetzungshinweise beziehen Fremdpersonal ausdrücklich ein. [2]
Legen Sie mit der zuständigen Stelle Ihres Unternehmens fest, wer Schlüssel oder Karten zurücknimmt, Berechtigungen anpasst und die neuen Zugänge bereitstellt. Eine zurückgegebene Karte allein beantwortet noch nicht die Frage, ob die zugehörige elektronische Berechtigung beendet wurde. Welche Schritte an Ihrer Anlage erforderlich sind, klärt deren zuständige Stelle.
In die gemeinsame Übersicht gehören Status, Zuständigkeit und Termin. Alarmcodes oder Passwörter sollten Sie dort nicht eintragen. Für solche Informationen nutzen Sie den im Unternehmen vorgesehenen geschützten Übergabeweg.
Klären Sie außerdem die vereinbarten Räume und Betriebsmittel. Ist beispielsweise ein Abstellraum vorgesehen, sollte dessen Nutzung zum Start feststehen. Bei vorhandenen Geräten und Materialien ist zu klären, wem sie gehören, was zurückgegeben wird und was für den neuen Auftrag bereitsteht. Aus dem bloßen Vorhandensein vor Ort folgt keine vereinbarte Weiternutzung.
Bereiten Sie den Einsatz im laufenden Betrieb vor
Der Dienstleister kommt in ein bereits genutztes Gebäude. Teilen Sie deshalb die für den Beginn relevanten örtlichen Bedingungen mit. Dazu können Anmeldewege, freigegebene Bereiche und betriebliche Sicherheitsregeln gehören. Halten Sie fest, welche Abstimmung noch aussteht und wer dafür erreichbar ist.
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung beschreibt diesen Abstimmungsbedarf beim Einsatz fremder Unternehmen. Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, verlangt auch § 8 Arbeitsschutzgesetz die Zusammenarbeit unter den dort genannten Bedingungen. [3][4]
Ein Punkt im Übergabeplan ersetzt keine erforderliche betriebliche Abstimmung. Fehlt beispielsweise eine notwendige Zutrittsfreigabe für einen Bereich, klären Sie diese vor dem betreffenden Einsatz. Für besondere Bedingungen sind die zuständigen Stellen des Auftraggebers und des Dienstleisters einzubeziehen.
Informieren Sie auch die Gebäudenutzer über die für sie relevanten Änderungen. Der BIV empfiehlt, die vertraglich festgelegten Reinigungsleistungen vor Auftragsbeginn gegenüber den eigenen Beschäftigten zu kommunizieren. [1]
Mehrere Standorte brauchen einen gemeinsamen Überblick
Ein gemeinsamer neuer Vertrag bedeutet nicht, dass alle Gebäude gleichzeitig gleich weit vorbereitet sind. An einem Standort liegen die Unterlagen bereits vor, an einem anderen fehlt vielleicht noch die Bestätigung des Zugangs. Führen Sie diese Unterschiede sichtbar zusammen.
Unsere Empfehlung ist eine zentrale Übersicht mit einem eigenen Objektblatt je Standort. Die Übersicht dient dem Einkauf als Arbeitsstand. Im Objektblatt stehen die örtlichen Angaben und offenen Voraussetzungen. Beide Dokumente sollten dieselben bestätigten Termine verwenden.
| In die gemeinsame Übersicht | Ins einzelne Objektblatt |
|---|---|
| Objektbezeichnung und Einsatzort | Relevante Gebäude- und Bereichsangaben. |
| Bestätigter neuer Beginn | Abgestimmte Nutzungs- und Einsatzzeiten. |
| Zuständige Stelle am Objekt | Status von Unterlagen, Zutritt und benötigten Räumen. |
| Offener Punkt mit nächstem Schritt | Was konkret fehlt und wie die Klärung dokumentiert wird. |
| Aktueller Stand | Bestätigung der örtlichen Vorbereitung. |
Vergeben Sie keine pauschale Gesamtaussage wie „alles vorbereitet“, solange an einem Objekt eine wesentliche Voraussetzung offen ist. Halten Sie stattdessen für jedes Gebäude fest, was geklärt ist. Ob ein gemeinsamer Beginn möglich ist oder einzelne Termine anders abgestimmt werden müssen, entscheiden die Beteiligten anhand dieses Stands.
Eine gemeinsame Übersicht führt zu einem eigenen Startstatus je Objekt
Ein gemeinsamer Vertrag ersetzt die Vorbereitung am einzelnen Standort nicht.
Ablauf als Liste
- Gemeinsame Übersicht Objekte, bestätigte Termine und offene Voraussetzungen zusammenführen.
- Objektblatt vor Ort Zutritt, Nutzungsbedingungen und relevante Unterlagen getrennt prüfen.
- Bestätigter Start je Objekt Nur den geklärten Stand bestätigen. Offenes erhält eine zuständige Stelle und einen nächsten Schritt.
Offene Punkte vor dem Start klären
Eine hilfreiche Notiz beschreibt die fehlende Voraussetzung und den nächsten Schritt. „Zugang noch offen“ ist als Arbeitsstand verständlich, aber für die Vorbereitung unvollständig. Ergänzen Sie, welche Stelle die Freigabe klärt und bis wann eine Rückmeldung vereinbart ist.
Unterscheiden Sie dabei zwischen einer fehlenden Information und einer Voraussetzung, ohne die der betreffende Einsatz nicht beginnen kann. Der vereinbarte Beginn bleibt nicht allein deshalb bestätigt, weil er bereits im Kalender steht. Stimmen Sie Abweichungen vorab mit den Beteiligten ab und halten Sie die geklärte Lösung fest.
Zum Abschluss der Übergabe dokumentieren Sie den aktuellen Stand. Das Objektblatt soll zeigen, welche Unterlagen und Voraussetzungen bereitstehen und welche Vereinbarung für den ersten Einsatz gilt.
Der Übergabeplan zum Ausfüllen
Der Download zu diesem Beitrag verbindet eine Gesamtübersicht für mehrere Objekte mit einem wiederverwendbaren Objektblatt. Sie können damit Termine, vorhandene Unterlagen, Zutritt und noch offene Voraussetzungen erfassen.
Beginnen Sie mit den gesicherten Angaben. Leere Felder zeigen, wo noch eine Klärung fehlt. Ergänzen Sie den Stand gemeinsam mit den beteiligten Stellen und halten Sie Änderungen nachvollziehbar fest. Der Plan lässt Raum für Ihre tatsächlichen Vereinbarungen, statt allgemeine Fristen vorzugeben.
Den neuen Unterhaltsauftrag anfragen
Sie planen den Anbieterwechsel für ein größeres Bürogebäude, einen Gewerbekomplex oder mehrere regelmäßig gereinigte Objekte? Nennen Sie uns die Einsatzorte, die ungefähren Reinigungsflächen, die Nutzung und den gewünschten Beginn. Wenn Angaben noch fehlen, schreiben Sie das dazu.
Für die Unterhaltsreinigung Ihrer Gewerbeobjekte erhalten Sie bei FIMI einen Festpreis nach Besichtigung. Geht es vor allem um Arbeitsplätze, Besprechungsbereiche und gemeinschaftlich genutzte Büroflächen, finden Sie weitere Informationen bei unserer Büroreinigung für Unternehmen.
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Häufige Fragen zur Übergabe
Welche Unterlagen braucht die neue Reinigungsfirma?
Hilfreich sind aktuelle Objekt- und Flächenangaben, der vereinbarte Leistungsumfang, Nutzungszeiten und die relevanten Zugangsregelungen. Kennzeichnen Sie fehlende Angaben, damit sie vor dem ersten Einsatz geklärt werden können. [1]
Wann sollte die Übergabe vorbereitet sein?
Die für den ersten Einsatz erforderlichen Voraussetzungen sollten zum vereinbarten Beginn geklärt sein. Planen Sie von diesem Termin rückwärts. Welcher Vorlauf nötig ist, hängt von den offenen Punkten und den Vereinbarungen für Ihre Objekte ab.
Was unterscheidet den Übergabeplan vom Leistungsverzeichnis?
Das Leistungsverzeichnis beschreibt die vereinbarte Reinigung. Der Übergabeplan hält den Stand zu Terminen, Unterlagen, Zugang und weiteren Startvoraussetzungen fest. Beide Unterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten zusammenpassen.
Was wird mit Schlüsseln und Zutrittskarten gemacht?
Klären Sie mit der zuständigen Stelle die Rückgabe bisheriger Zutrittsmittel und die Vergabe für den neuen Auftrag. Dokumentieren Sie auch, ob elektronische Berechtigungen angepasst werden müssen. Geschützte Zugangsinformationen gehören nicht in eine breit verteilte Übersicht. [2]
Braucht jeder Standort einen eigenen Übergabeplan?
Bei mehreren Objekten empfiehlt sich ein eigenes Objektblatt je Standort, ergänzt durch eine gemeinsame Übersicht. So bleiben unterschiedliche Nutzungszeiten, Zugangsvoraussetzungen und offene Punkte sichtbar.
Was tun, wenn vor dem Start noch ein Punkt offen ist?
Benennen Sie die fehlende Voraussetzung, die zuständige Stelle und den nächsten Schritt. Klären Sie mit den Beteiligten, ob der Punkt den vorgesehenen Einsatz beeinflusst. Den tatsächlichen Stand und eine gegebenenfalls geänderte Vereinbarung halten Sie fest.
Welche Angaben helfen FIMI bei der Anfrage?
Nennen Sie Einsatzorte, ungefähre Reinigungsflächen, Nutzung und gewünschten Beginn. Vorhandene Objektunterlagen helfen bei der weiteren Abstimmung. Fehlende Angaben dürfen offen bleiben, sie müssen nicht für die Anfrage geschätzt werden.
Quellen
- [1]Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks, Empfehlungen für die Beauftragung in der Privatwirtschaft, Mai 2026, Seiten 10, 11 und 15. Abgerufen am 20.10.2026. BIV-Empfehlungen für private Auftraggeber
- [2]Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Umsetzungshinweise ORP.4 Identitäts- und Berechtigungsmanagement, Edition 2022, Maßnahme M5. Abgerufen am 20.10.2026. BSI-Hinweise zum Berechtigungsmanagement
- [3]Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, Information 215-830, Zusammenarbeit von Unternehmen im Rahmen von Werkverträgen, Juli 2026. Abgerufen am 20.10.2026. DGUV-Hinweise zur Zusammenarbeit von Unternehmen
- [4]Arbeitsschutzgesetz, § 8 Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber, geltende Fassung. Abgerufen am 20.10.2026. Arbeitsschutzgesetz zur Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber
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FIMI Team
Redaktion Gebäudereinigung
Dieser Artikel wurde vom FIMI Team erstellt. Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der professionellen Gebäudereinigung in Bayern.
